Privacyverklaring | Q-wise

Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 17 oktober 2026

Jouw privacy bij Q-wise

Bij Q-wise draait het om persoonlijke aandacht, vertrouwen en veiligheid. Tijdens een sessie, traject of andere vorm van begeleiding deel je soms persoonlijke informatie. Ik vind het belangrijk dat je weet hoe ik met deze informatie omga.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verzamel, waarom ik dat doe, hoe ik ze bewaar en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Q-wise
Aquila Buné
Admiraal de Ruyterlaan 8A
1421 VL Uithoorn
KvK-nummer: 90613511
E-mail: aquila@q-wise.nl
Website: www.q-wise.nl

Q-wise is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van jouw contact met Q-wise kan ik de volgende gegevens verwerken:

Contactgegevens: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.
Persoonlijke informatie: hulpvragen, ervaringen, wensen en doelen die je deelt tijdens een intake, sessie of traject.
Gezondheidsgegevens: informatie over lichamelijke of mentale klachten, medicatie, eerdere behandelingen en andere relevante omstandigheden die je zelf verstrekt.
Begeleidingsgegevens: ingevulde intakeformulieren en persoonlijke sessieaantekeningen.
Administratieve gegevens: afspraken, aankopen, facturen en betalingsinformatie.
E-mailcommunicatie: naam, e-mailadres en informatie over je aanmelding voor een nieuwsbrief of wachtlijst, of over eerder afgenomen producten en diensten, voor zover relevant voor onze communicatie.
Websitegegevens: technische gegevens, cookies en cookievoorkeuren.

Ik verzamel alleen gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik gebruik persoonsgegevens voor:

Het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact.
Het plannen en bevestigen van afspraken.
Het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van sessies en trajecten.
Het afstemmen van mijn begeleiding op jouw persoonlijke situatie.
Het aanbieden van online modules en regelen van toegang.
Het verwerken van betalingen en bijhouden van de administratie.
Het versturen van nieuwsbrieven, informatie over wachtlijsten en updates over het aanbod van Q-wise, wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Het goed en veilig laten functioneren van de website.

Afhankelijk van het doel verwerk ik gegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of jouw toestemming.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerk ik alleen wanneer daarvoor ook een wettelijke uitzondering van toepassing is, bijvoorbeeld jouw uitdrukkelijke toestemming.

4. Intakeformulieren en persoonlijke aantekeningen

Voor bepaalde sessies en trajecten ontvang je vooraf een digitaal intakeformulier via Google Forms.

De antwoorden helpen mij rekening te houden met jouw persoonlijke situatie en mijn begeleiding daarop af te stemmen.

Ik bewaar de ingevulde formulieren digitaal in Google Forms en daarnaast op papier. Tijdens of na sessies kan ik persoonlijke aantekeningen maken.

De papieren dossiers worden bewaard in dossiermappen in mijn afsluitbare praktijkruimte, die niet toegankelijk is voor onbevoegden. Dossiers van mensen die geen actieve begeleiding meer volgen, worden afzonderlijk gearchiveerd.

Alles wat je tijdens de begeleiding deelt, behandel ik vertrouwelijk. Persoonlijke intake- en sessiegegevens worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden.

5. Met welke partijen werk ik?

Voor mijn dienstverlening maak ik gebruik van externe systemen:

Mijndomein: voor mijn website en hosting.
Termly: voor het beheren van cookies en cookievoorkeuren.
Cal.com: voor het plannen van afspraken.
Google Forms: voor digitale intakeformulieren.
Plug & Pay: voor het verwerken van bestellingen en klantgegevens.
Mollie: voor het verwerken van online betalingen.
Teachery: voor het aanbieden van online modules.
Digiboox: voor administratie en facturatie.
MailerLite: voor het versturen van nieuwsbrieven.
Meta (Facebook en Instagram): voor het beheren van advertenties en, wanneer trackingtechnologie zoals de Meta Pixel of Conversions API wordt gebruikt, het meten en verbeteren van advertentieresultaten.

Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is om hun diensten te leveren.

Waar wettelijk vereist, gelden afspraken over de bescherming van persoonsgegevens. Sommige dienstverleners verwerken mogelijk gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Hiervoor moeten passende wettelijke waarborgen bestaan.

Ik verkoop jouw persoonsgegevens niet en deel persoonlijke begeleidingsinformatie niet met derden, tenzij je daarvoor toestemming hebt gegeven of een wettelijke verplichting dit vereist.

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht een andere termijn voorschrijft.

Intakeformulieren en persoonlijke begeleidingsdossiers: maximaal 2 jaar na de laatste sessie of het einde van een traject, tenzij een wettelijke verplichting een andere bewaartermijn voorschrijft.
Financiële administratie: in beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht.
Contact- en afspraakgegevens: zolang deze nodig zijn voor de dienstverlening of administratieve verplichtingen.
Gegevens voor e-mailcommunicatie: zolang je bent aangemeld of zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende communicatie. Na uitschrijving worden je gegevens niet meer gebruikt voor commerciële e-mails. Beperkte gegevens kunnen bewaard blijven om je afmelding te respecteren.
Online modulegegevens: zolang deze nodig zijn om toegang tot de aangeschafte modules te bieden of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijder ik digitale gegevens en vernietig ik papieren documenten op een veilige manier.

7. Hoe beveilig ik jouw gegevens?

Ik ga zorgvuldig en vertrouwelijk om met jouw persoonlijke informatie.

Digitale gegevens worden verwerkt via de systemen die ik voor Q-wise gebruik. Ik beperk de toegang tot persoonsgegevens en neem passende maatregelen om onbevoegde toegang, verlies en onrechtmatig gebruik te voorkomen.

Papieren intakeformulieren en sessieaantekeningen bewaar ik in een afsluitbare praktijkruimte die niet toegankelijk is voor onbevoegden.

8. Nieuwsbrief en e-mailcommunicatie

Voor het versturen van nieuwsbrieven en andere e-mailupdates maakt Q-wise gebruik van MailerLite. Hiervoor verwerk ik je naam en e-mailadres.

Je kunt e-mails van Q-wise ontvangen wanneer je je hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, je hebt ingeschreven op een wachtlijst of eerder een product of dienst hebt afgenomen.

Via deze e-mails deel ik inzichten, ontwikkelingen en informatie over het aanbod van Q-wise. Bij een wachtlijst ontvang je in ieder geval informatie over het aanbod waarvoor je interesse hebt getoond.

Commerciële e-mails verstuur ik wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit op basis van een bestaande klantrelatie wettelijk is toegestaan.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor nieuwsbrieven en commerciële e-mails via de afmeldlink onderaan deze berichten.

9. Cookies

De website van Q-wise gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Noodzakelijke cookies helpen de website goed en veilig te functioneren. Voor analytische en andere niet-noodzakelijke cookies vraag ik toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Via de cookiebanner van Termly kun je zelf kiezen welke cookies je toestaat.

Je kunt jouw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen via de link 'Cookievoorkeuren wijzigen' onderaan de website.

Wanneer Q-wise gebruikmaakt van marketingtechnologie, zoals de Meta Pixel, kunnen met jouw toestemming ook gegevens over websitebezoeken en aankopen worden verwerkt om advertenties te meten en te verbeteren.

Marketingcookies en vergelijkbare trackingtechnologieën waarvoor toestemming vereist is, worden pas geactiveerd nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kunt, voor zover de wet daarin voorziet:

Je persoonsgegevens inzien.
Onjuiste gegevens laten corrigeren.
Verzoeken om verwijdering van gegevens.
Verzoeken om beperking van de verwerking.
Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
Verzoeken om overdracht van jouw gegevens.
Eerder gegeven toestemming intrekken.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken? Neem dan contact op via aquila@q-wise.nl.

Ik behandel je verzoek zorgvuldig en reageer binnen de wettelijke termijn, in principe binnen één maand.

Ben je niet tevreden over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.